Home Sách Hay Giới Thiệu Sách LẬP DANH SÁCH GIÚP BẠN ĐI ĐÚNG ĐƯỜNG

LẬP DANH SÁCH GIÚP BẠN ĐI ĐÚNG ĐƯỜNG

Tháng 7 9, 2021

557

Xin được giới thiệu tới bạn đọc cuốn sách “The Checklist Manifesto: How to Get Things Right” (1) – của tác giả Atul Gawande. Trong cuộc sống hay trong công việc hiện nay chúng ta đều phải xử lý những vấn đề ngày càng khó khăn, phức tạp hơn, trong cuốn sách này tác giả đã giới thiệu một công cụ rất hiệu quả đó là danh sách – Checklist, giúp bạn ít phạm sai lầm, đảm bảo đi đúng đường.

Warren Buffett từng nói sự thành công của ông trong lĩnh vực đầu tư không chỉ vì ông có những quyết định đúng đắn mà còn là vì biết cách tránh khỏi những sai lầm ngu ngốc.

Năm 2010, tác giả Gawande là bác sỹ duy nhất lọt vào danh sách top 100 người có sức ảnh hưởng nhất do tạp chí Time bình chọn (2). Do tính chất công việc của mình nên ông luôn cẩn thận tránh phạm sai lầm vì cái giá phải trả thường là quá đắt. Ông luôn tìm kiếm phương pháp giúp giảm thiểu sai lầm, tăng độ chính xác và câu trả lời chính là lập danh sách Checklist.

Danh sách ứng dụng trong phẫu thuật giúp giảm tỷ lệ nhiễm trùng từ 11% xuống 0%; danh sách kiểm tra trong xây dựng khiến tỷ lệ sự cố xuống dười 2/10,000; ứng dụng danh sách trong đầu tư giúp giá trị của tổ hợp cổ phiếu tăng 160%.

Để lý giải tác dụng thần kỳ của việc lập danh sách trước hết cần phải tìm hiều xem tại sao chúng ta lại mắc sai lầm.

Thông thường sai lầm có thể chia thành 2 loại: sai lầm do thiếu hiểu biết và sai lầm do thiếu sót.

Sai lầm do thiếu hiểu biết xảy ra là vì không nắm được thông tin hoặc kiến thức cần thiết gây ra. Ví dụ, do không nắm rõ nguy cơ sạt lở hoặc động đất nên khi xây nhà bạn chọn sai địa điểm hoặc vật liệu phù hợp. Hoặc do bạn không biết nhiều về đồ điện gia dụng nên tháo đồ ra xong không lắp lại được thậm chí còn làm hỏng luôn.

Còn sai lầm do thiếu sót lại xảy ra trong trường hợp dù bạn đã nắm được kiến thức hoặc kỹ năng liên quan nhưng sử dụng không tốt gây ra hậu quả.

Cuốn sách mở đầu với câu chuyện của bác sỹ John cấp cứu cho một bệnh nhân bị tấn công tại San Francisco. Khi bệnh nhân đến viện do chỉ là vết đâm nhỏ khoảng 5cm, vết thương này đối với một người đàn ông nặng 90kg không phải là vấn đề lớn. Tuy nhiên trong quá trình cấp cứu tình trạng bệnh nhân đột nhiên xấu đi, may mắn là do sự nỗ lực hết mình của kíp trực nên vẫn cứu lại được. Vậy điều gì đã xảy ra? Đó là mọi người QUÊN MẤT KHÔNG HỎI XEM BỆNH NHÂN BỊ ĐÂM BẰNG HUNG KHÍ GÌ. Điều này cũng dễ hiểu bởi không ai có thể nghĩ giữa thành phố hiện đại như San Francisco lại có kẻ sử dụng lưỡi lê để hành hung. Sử dụng loại vũ khí này thì vết thương nhỏ nhưng có thể sâu đến 30cm, gây tổn thương nội tạng và chảy máu trong nghiêm trọng.

Thực ra cũng không nên trách các bác sỹ trong câu chuyện này, thế giới hiện đại đang này càng trở nên phức tạp, những việc chúng ta cần xử lý thì quá nhiều nên thiếu sót là điều khó tránh khỏi. Chắc hẳn nhiều người đã gặp trường hợp vừa nói chuyện điện thoại thống nhất ngày mai sẽ giúp khách hàng xử lý công việc thì sếp gọi đến yêu cầu bạn đi xử lý việc gấp thế là quên luôn việc vừa hứa với khách hàng. Trong trường hợp này không phải bạn không làm được mà là do con người khi làm việc trong môi trường có áp lực cao thường rất hay quên.

Ngoài ra trong một số trường hợp chính kinh nghiệm lại khiến chúng ta phạm sai lầm. Ví dụ, năm 2009 có một ông cụ 84 tuổi nhập viện vì gãy chân phải nhưng lại bị bó bột chân trái do bác sỹ viết nhầm. Tuy nhiên tất cả những người tham gia quá trình điều trị đều không phát hiện ra, khiến ông cụ phải chịu khổ hai lần.

Sử dụng Checklist sẽ giúp chúng ta tránh khỏi những sai lầm kiểu này nhờ hai đặc tính: UỶ THÁC và CHẮC CHẮN.

Nhà tâm lý học George A. Miller của Đại học Havard đã đưa ra quan điểm về “Con số 7 thần kỳ” (3) để chỉ việc bộ não của loài người chỉ có thể xử lý được khoảng 7 việc cùng một lúc, thậm chí con số này còn có thể thấp hơn nếu ở trong tình huống căng thẳng.

Việc lập danh sách sẽ giúp não bộ chỉ cần tập trung xử lý công việc chứ không cần ghi nhớ nữa. Ngoài ra, Checklist còn giúp quy trình làm việc hay kinh nghiệm biến thành những bước thực thi cụ thể trực quan sinh động, dễ thao tác.

Để việc lập danh sách thực sự phát huy tác dụng cần làm 2 bước: PHÂN LOẠI TÌNH HUỐNG và LỰA CHỌN PHƯƠNG PHÁP PHÙ HỢP.

Những tình huống chúng ta gặp phải có thể phân thành 3 loại:

VẤN ĐỀ ĐƠN GIẢN: là những việc có các bước xử lý cụ thể rõ ràng như nướng một chiếc bánh, cứ theo đúng công thức mà làm là được.
VẤN ĐỀ PHỨC TẠP: yêu cầu cao về kỹ thuật, chuyên ngành, hợp tác, cần nhiều giai đoạn để hoàn thành. Ví dụ như mua lại hoặc sáp nhập hai tập đoàn lớn, đưa người lên sao hoả, vv
VẤN ĐỀ SIÊU PHỨC TẠP: đây là những vấn đề có kết quả không xác định, chịu tác động từ nhiều nhân tố. Ví dụ như nuôi dậy con cái lớn khôn thành tài.

Loại danh sách thứ nhất gọi là DANH SÁCH THỰC HIỆN. Đây là côgn cụ hữu hiệu để giải quyết những VẤN ĐỀ ĐƠN GIẢN, rất hiệu quả khiến bạn không quên hay bỏ sót bước nào. Ví dụ bạn hay quên đồ, vậy trước khi đứng dậy có thể nhẩm nhanh: “điện thoại, ví, chìa khoá, túi”. Tác dụng của việc này cũng giống như bạn lập một danh sách thực hiện vậy, đơn giản mà hiệu quả.

Loại danh sách thứ hai gọi là DANH SÁCH KIỂM TRA, dùng để giải quyết những VẤN ĐỀ PHỨC TẠP. Danh sách dạng này giúp bạn dừng lại tại các điểm mấu chốt và kiểm tra lại xem có bỏ sót điều gì quan trọng không. Bởi những vấn đề phức tạp thường gồm nhiều công đoạn, đòi hỏi kỹ năng chuyên môn trên nhiều lĩnh vực, do nhiều người tham gia rất dễ dẫn đến thiếu sót.

Trong sách có ví dụ về một nhà đầu từ nổi tiếng tên Cook thường xuyên vận dụng các loại danh sách trong công việc của mình. Khi phân tích một công ty để tìm cơ hội đầu tư, đến ngày thứ 3 ông sẽ lấy một bản “danh sách ngày thứ 3” ra để đối chiếu. Trong bản danh sách này có một yêu cầu là nhân viên phụ trách điều tra phải kiểm tra phần chú thích của báo cáo tài chính, đọc kỹ về quản lý rủi ro lớn của công ty. Những thông tin cơ bản như vậy thường bị bỏ sót.

Cook nói: “Có thể cứ 50 lần kiểm tra thì có đến 49 lần không phát hiện ra điều gì nhưng chỉ cần 1 lần phát huy tác dụng là có thể giúp tránh khỏi tổn thất nặng nề.”

Đối với những VẤN ĐỀ SIÊU PHỨC TẠP thì cần kết hợp DANH SÁCH KIỂM TRA và DANH SÁCH GIAO TIẾP.

Danh sách kiểm tra vẫn là để đảm bảo các bước trong quá trình thực hiện không xảy ra sai sót. Còn danh sách giao tiếp là để giải quyết những vấn đề nằm ngoài kế hoạch, không dự tính được.

Ngành xây dựng là một vi dụ điển hình. Trong ngành này cần phải chú ý đến rất nhiều yếu tố: địa chất, thổ nhưỡng, sự kết hợp giữa các loại vật liệu, độ cao tối ưu của khối kiến trúc, vv Nếu là những công trình trăm tầng thì độ phức tạp lại càng cao hơn. Thế nhưng tỷ lệ phát sinh sự cố nghiêm trọng trong xây dựng ở Mỹ lại ở mức dưới 0,2%. Để làm được điều này họ cũng sử dụng 2 loại danh sách.

Trước tiên là sử dụng DANH SÁCH KIỂM TRA, sẽ có một đội chuyên thu thập danh sách nhiệm vụ của các đơn vị liên quan và tiến hành điều tiết, giúp các bên phối hợp nhịp nhàng. Ví dụ như kiểm tra nguyên vật liệu, đốc thúc tiến độ, thứ tự các đơn vị thi công và bàn giao, …

Tuy nhiên trong quá trình thi công sẽ phát sinh những tình huống không lường trước được. Ví dụ: loại thép trong thiết kế hết hàng có thể đổi sang loại khác được không? Hoặc đang thi công thì sàn nhà bị lún phải xử lý ra sao?

Xảy ra những trường hợp như vậy bất kể là ai phát hiện đều không được tự quyết định mà phải sử dụng DANH SÁCH GIAO TIẾP để các bên cùng tham gia thảo luận tìm cách giải quyết.

Quy định này được tuân thủ nghiêm ngặt là vì đã từng có một sự cố xảy ra trong quá trình xây dựng toà nhà Citigroup tại New York cao 270m. Trong quá trình thi công, nhà thầu thay vì hàn lại dùng đinh vít để kết nối khung thép vì cho rằng không ảnh hưởng kết cấu mà còn giúp giảm giá thành. Một năm sau khi công trình này hoàn thành mới có một nghiên cứu sinh vô tình phát hiện toà nhà này chịu lực không đủ, nếu có gió lốc sẽ bị sập. Mà những cơn gió kiểu đó cứ 55 năm ít nhất xuất hiện một lần, mùa hè năm đó rất có khả năng sẽ có gió lốc. Các chuyên gia đành phải đợi mọi người tan làm rồi cho đội ngũ kỹ thuật hàn lại hơn 200 vị trí quan trọng trên khung thép của toà nhà. Nhờ đó toà nhà Citigroup đến nay vẫn đứng vững ở trung tâm Manhattan, New York.

Chắc hẳn bạn đọc sẽ thắc mắc, chỉ là làm theo danh sách thôi mà có gì khó đâu nhưng thực tế lại không đơn giản như vậy. Những loại danh sách chúng ta thường gặp như nội quy hay sổ tay nhân viên, quy định những gì được làm và không được làm, mục đích nhằm đảm bảo quyền lợi cho tập thể cũng như cá nhân nhưng thực tế có bao nhiêu người nghiêm túc thực hiện?

Để danh sách thực sự phát huy tác dụng cần phải đảm bảo 3 nguyên tắc:

THIẾT KẾ ĐƠN GIẢN, HIỆU QUẢ VÀ ĐO LƯỜNG ĐƯỢC. ĐƠN GIẢN: chỉ cần những điều quan trọng nhất, không cần quá chi tiết. HIỆU QUẢ: đặt mục tiêu lên hoàn thành nhiệm vụ trên hết. ĐO LƯỜNG ĐƯỢC: cụ thể, rõ ràng, định lượng chứ không định tính, qua đó tìm cách cải thiện hiệu quả. Ví dụ: làm bánh theo công thức có ghi rõ từng bước, cụ thể bao nhiêu gram bột, cần ủ bao lâu, nướng bao lâu. Có cân và đồng hồ riêng để đo lường.
Khi thực hiện phải CÓ CỘT MỐC RÕ RÀNG. Những cột mốc này giống như đèn báo tín hiệu khi bạn lái xe vậy, thấy đèn nháy thì phải kiểm tra xem đang có chuyện gì xảy ra. Các phi công khi thấy có đèn báo lỗi cũng sẽ không tự ý xử lý mà sẽ rà soát theo danh sách kiểm tra và liên lạc với đài không lưu để giải quyết.

Ở Mỹ có một ban nhạc rock tên là Van Halen (4), trong hợp đồng ban nhạc này ký với các công ty tổ chức sự kiện khi đi lưu diễn luôn có một điều khoản đó là trong phòng thay đồ luôn phải có một đĩa kẹo M&M’s (5) và trong đó không được có kẹo màu nâu. Nếu phía đối tác vi phạm điều khoản này thì ban nhạc có quyền huỷ bỏ buổi biểu diễn và đòi bồi thường mọi tổn thất.

Họ đưa ra điều khoản này không phải để làm khó người khác mà bởi mỗi lần biểu diễn rock cần dùng đến rất nhiều thiết bị do vậy đối tác phải cung cấp sân khấu đạt tiêu chuẩn nếu không có thể dẫn đến tai nạn.

Có lần trong đĩa kẹo xuất hiện kẹo màu nâu, ban nhạc liền yêu cầu rà soát lại toàn bộ các khâu của buổi diễn. Quả nhiên phát hiện đối tác không tuân thủ nghiêm ngặt hợp đồng, sân khấu họ dựng không đủ sức chịu tải cho thiết bị của ban nhạc, rất có khả năng dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.

KHÔNG NGỪNG CẬP NHẬT, HOÀN THIỆN. Chỉ có không ngừng đúc rút kinh nghiệm, cập nhật thông tin, cải thiện thì mới đảm bảo danh sách hoạt động chính xác và ổn định được.

Hy vọng thông qua bài viết này bạn đọc sẽ có thêm một công cụ hữu ích.

Ảnh bìa nguồn: pexels.com / amazon.com / time.com